Junte tudo em quatro montes: pessoas, casa, dinheiro e saúde. Um mapa de uma página por categoria diz o que você tem e onde está guardado. Você não precisa digitalizar tudo. Precisa saber onde cada coisa mora, para achar em um minuto quando precisar.
Organizar por cômodo não funciona, porque um documento da casa pode estar na gaveta do quarto. Organize por assunto. São quatro:
| Monte | O que entra |
|---|---|
| Pessoas | Documentos de cada um: identidade, certidões, carteiras, passaportes |
| Casa | Escritura, aluguel, contas, garantias, manuais, seguro residencial |
| Dinheiro | Bancos, cartões, dívidas, investimentos, impostos, comprovantes |
| Saúde | Planos, exames, receitas, histórico, carteira de vacinação |
Separe uma superfície grande. Vá tirando papel de todo canto da casa e jogando no monte certo. Não leia tudo, só classifique. Depois, dentro de cada monte, separe o que é original e importante do que é descartável. Boa parte pode ir fora.
Para cada monte, uma folha responde: o que eu tenho e onde está. Não é cópia do documento, é o índice. Assim, quando alguém perguntar onde está a escritura, a resposta está no mapa, não na sua memória.
Os três funcionam. Papel na gaveta não desloga. Planilha acha por busca. Notion junta tudo num lugar para quem já vive no digital. Escolha um e comece. Trocar depois é fácil; começar é o que trava.
Quem faz este material organiza desde os 17 anos e fez cursos de organização em 2009 por gosto próprio. O método dos quatro montes é o que sobrou depois de anos testando o que funciona numa casa cheia.
Querer digitalizar tudo antes de organizar. Você trava na primeira semana. Primeiro dê endereço aos papéis. Digitalizar, se quiser, vem depois e só para o que importa.
O Mapa de Documentos da Família, com os quatro montes já prontos para preencher, faz parte do kit Simplifique e Organize-se.
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